武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议程序
1． 每年10月31日之前向国际交流部或港澳台事务办公室提交次年拟举办的会议请示文、申请表、预算单等
2． 国际交流部对会议请示文进行审查后，报校领导审签后行文
3． 会议召开前30天向国际部提交会议的背景情况、具体的会议日程安排。开幕式如需请校领导，还要提交相关请示、校领导讲稿
4． 会议举办之后一个月内，向国际交流部或港澳台事务办公室提交会议总结材料、总结表、决算单等。列入资助计划的会议需提交国外（境外）代表的护照复印件并注明具体抵离武汉的时间，方可办理报销手续。
武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议须知
一、会议请示程序
1、根据武大外字（2002）25号通知精神，各院系应于每年十月份集中向国际交流部提交次年拟举办的会议立项报告。
2、以院系为单位向国际交流部提交《申报举办国际或海峡两岸学术会议一览表》。
3、每次会议须向国际交流部提交会议请示，并附特邀专家名单、会议经费预算。如会议中邀请有台湾专家，还必须将相关材料上报校港澳台事务办公室。
4、国际交流部对会议请示文进行初审后，报相关管理部门会签，再报校领导审签后行文。
5、学校将会议正式请示文件报湖北省人民政府外事办公室批准。
二、根据会议筹备情况适时召开国际或海峡两岸会议协调会
1、召开会议的背景情况(会议规模、会议层次、重要的专家)
2、该学科介绍（属几级学科、在国际上的排名及知名度）
3、正式的会议日程安排
4、校领导讲话稿
5、拟在会议期间洽谈的国际合作项目
6、召开会议还待解决的一些具体事宜
三、国际或海峡两岸会议总结
每次会议举办之后一个月内，应向国际交流部或港澳台事务办公室提交会议总结材料，内容如下：
1、会议的层次（特邀代表的身份）
2、主办、承办的组织单位名称（国际、国内、学会、协会）
3、会议受到的资助情况（政府机关、外资、企业）
4、会议获得的效益（社会效益、经济效益）
5、会议取得的成果（学术成果、科研成果、引进项目、建立的交流关系、聘请的名誉教授和客座教授名单）
6、《国际或海峡两岸学术会议总结情况一览表》
7、《邀请外国人来华参加国际或海峡两岸学术会议人员名单》
8、国际或海峡两岸学术会议经费决算单
